¿Pueden pedirte una copia del DNI? Lo que dice la ley
Estas son las condiciones que deben cumplirse y las multas por incumplirlas
Alicia D. Romero | Mallorca, 17 de Mayo de 2025 | 16:23h
El Documento Nacional de Identidad (DNI) es uno de los elementos más utilizados en trámites personales y profesionales en España. Sin embargo, fotocopiarlo o escanearlo sin necesidad puede ser una infracción grave, advierte la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Esta práctica, aunque común en hoteles, empresas, instituciones y servicios de mensajería, puede vulnerar la privacidad de las personas si no está debidamente justificada. La AEPD recuerda que el DNI contiene una gran cantidad de datos personales (como nombre completo, dirección, número de identificación, firma y fotografía) que pueden ser utilizados para suplantar la identidad o cometer fraudes.
NO ES ILEGAL EN TODOS LOS CASOS, PERO PUEDE SERLO
La Agencia señala que solicitar una identificación es legítimo en muchos contextos, pero eso no implica que se deba exigir o conservar una copia del DNI. En muchos casos, basta con mostrar el documento sin necesidad de entregarlo o escanearlo. Pedir la fotocopia sin justificación puede contradecir el principio de minimización de datos del artículo 5 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Según este principio, los datos recogidos deben ser los mínimos necesarios para cumplir el propósito específico para el que se solicitan. La AEPD destaca que si existe una alternativa menos invasiva (por ejemplo, tomar nota del número o comprobar el documento sin conservarlo), debe optarse por esa vía.
MULTAS DE HASTA 100.000 EUROS POR INCUMPLIMIENTO
Las consecuencias de incumplir la normativa pueden ser severas. La AEPD ha impuesto sanciones económicas relevantes por el uso indebido del DNI:
- Hotel Marins Playa, sancionado con 30.000 euros por fotocopiar el DNI de sus clientes sin justificar la necesidad.
- Orange, multada con 100.000 euros por solicitar copia del DNI para entregar paquetes.
Estas resoluciones reflejan que no es necesario conservar una copia del DNI salvo que exista una base legal sólida y documentada para ello. En caso contrario, la organización que recopile o almacene la información podría enfrentarse a importantes sanciones económicas y a un deterioro de su reputación.
LA AEPD LLAMA A EMPRESAS Y PARTICULARES A ACTUAR CON CAUTELA
La AEPD recomienda a empresas, instituciones y usuarios particulares que eviten fotocopiar, escanear o fotografiar el DNI si no es estrictamente necesario. Además, insta a aplicar medidas de seguridad en la gestión de cualquier documento que contenga información sensible, como sistemas cifrados, protocolos de borrado seguro o controles de acceso.
En resumen, no todo vale cuando se trata de recopilar datos personales. Pedir el DNI sin una causa justificada puede vulnerar derechos fundamentales y salir muy caro.
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