Atico34 analiza el impacto de la protección de datos en el sector inmobiliario y sus principales desafíos
La legaltech destaca el hecho de que las inmobiliarias y las empresas de alquileres vacacionales están entre las principales afectadas por la inminente ley de registro de viajeros
Redacción | 26/11/2024

El sector inmobiliario en Baleares sigue siendo uno de los más dinámicos de España, como demuestra el hecho de que el 33% de personas residentes en las islas están demandando vivienda, un 10% más de la media española, que se sitúa en un 23%. Lo mismo ocurre con la oferta de vivienda, que en Baleares es del 9%, por encima del 6% que marca la media nacional.
A pesar de las problemáticas relacionadas con el encarecimiento de los costes y la subida de los alquileres, el mercado inmobiliario de Baleares sigue atrayendo a compradores y arrendadores, tanto nacionales como internacionales. Este interés trae consigo nuevos retos en diferentes áreas, especialmente en el ámbito de la protección de datos.
En esta tesitura, Atico34, legaltech líder en Baleares en materia de protección de datos y compliance, ofrece una visión experta sobre los principales desafíos a los que se enfrenta el sector y destaca la importancia del cumplimiento del RGPD para proteger la información personal de los clientes.
UN SECTOR QUE MANEJA UN GRAN VOLUMEN DE DATOS PERSONALES
El proceso de compraventa o alquiler de inmuebles implica la recopilación de una gran cantidad de datos personales, desde información básica de contacto hasta datos financieros y documentos de identidad. Estos datos incluyen:
- Datos de identificación: nombres, números de teléfono, direcciones y correos electrónicos.
- Datos financieros: ingresos, cuentas bancarias, historial crediticio y capacidad de pago.
- Datos de documentos oficiales: copias de DNI, pasaporte, NIE o escrituras de propiedad.
- Datos sensibles: información sobre el estado civil, avales y herencias.
Pero, ¿es obligatorio contratar una empresa de protección de datos? En un entorno como el de Baleares, donde el porcentaje de compradores extranjeros es alto, las inmobiliarias deben manejar datos personales de diferentes nacionalidades, lo que añade un nivel de complejidad, ya que deben asegurarse de que las transferencias internacionales de datos cumplan con la normativa europea y local.
A esto hay que añadir el mercado de los alquileres vacacionales. En Mallorca o Ibiza se alquilan cada temporada miles de propiedades a turistas nacionales e internacionales. Este sector presenta retos específicos en materia de protección de datos, ya que los propietarios y gestores de viviendas deben recopilar información personal tanto de los inquilinos como de los intermediarios.
Las plataformas de alquiler vacacional como Airbnb o Booking, así como las inmobiliarias que gestionan estos servicios, deben ser particularmente cuidadosas con el tratamiento de datos personales. "Los propietarios y gestores manejan datos sensibles de los huéspedes, como identificaciones, datos de contacto y detalles de pago, lo que los hace responsables de garantizar un tratamiento seguro y acorde al RGPD", comenta Miguel Quintanilla, responsable de compliance de Atico34.
Sin embargo, como nos confirman desde la compañía, “lo peor para según qué mercados o negocios todavía puede estar por venir, pues está pendiente de aprobarse la nueva ley de registro de viajeros, que obligará a los responsables de los alojamientos turísticos y otros negocios derivados, a solicitar más de 40 datos personales a los huéspedes (...) Todavía no está definido a quién va a afectar, pero inmobiliarias y empresas de alquiler vacacional están entre ellas”.
PRINCIPALES DESAFÍOS EN PROTECCIÓN DE DATOS PARA EL SECTOR
El manejo de datos personales en el sector inmobiliario conlleva numerosos desafíos, especialmente en una región tan activa como Baleares:
- Alto volumen de datos internacionales: La gran demanda por parte de compradores extranjeros implica tratar con datos personales de fuera de la UE. Esto requiere que las inmobiliarias verifiquen si están cumpliendo con los requisitos del RGPD, especialmente en cuanto a transferencias internacionales de datos.
- Digitalización acelerada: La pandemia aceleró la digitalización del sector inmobiliario, con más operaciones y procesos realizados online. Esto implica el uso de formularios web, firmas digitales y almacenamiento en la nube, lo que aumenta el riesgo de brechas de datos si no se implementan medidas de seguridad adecuadas.
- Falta de formación en protección de datos: Muchas inmobiliarias, especialmente las pequeñas y medianas empresas, no cuentan con personal formado en protección de datos. Esto puede llevar a errores en el manejo de la información de los clientes, exponiéndolos a riesgos de seguridad y sanciones por incumplimiento.
Para Atico34, “hay factores que influyen en que las empresas del sector inmobiliario tengan ciertas dificultades en adaptarse a la normativa de protección de datos, entre ellas las constantes actualizaciones y novedades legislativas y, por qué no decirlo, la enorme competencia que existe en el sector, que dificulta a muchas empresas atender a tantas obligaciones legales sin descuidar otros aspectos esenciales de su negocio”. Pero, ¿cuáles son estas obligaciones legales?
OBLIGACIONES LEGALES: ¿QUÉ DEBEN HACER LAS INMOBILIARIAS PARA CUMPLIR CON EL RGPD?
Las inmobiliarias en Baleares están obligadas a cumplir con la normativa de protección de datos para evitar sanciones que pueden alcanzar hasta el 4% de su facturación anual. Desde Atico34 nos indican las principales obligaciones legales que deben cumplir:
- Obtener el consentimiento expreso e informado: Las inmobiliarias deben asegurarse de que los clientes otorguen su consentimiento de forma clara y explícita antes de recopilar sus datos. Esto implica informar sobre cómo se utilizarán los datos y permitir al cliente retirar su consentimiento en cualquier momento.
- Elaborar un registro de actividades de tratamiento: Es fundamental que las inmobiliarias mantengan un registro detallado de todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales. Este documento debe incluir la finalidad del tratamiento, el tipo de datos recopilados y las medidas de seguridad implementadas.
- Garantizar la seguridad de los datos: Las empresas deben implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales ante accesos no autorizados, pérdida o destrucción. Esto incluye el uso de software de protección, sistemas de cifrado y protocolos seguros para el intercambio de información.
- Facilitar el ejercicio de los derechos de los interesados: Los clientes tienen derecho a acceder, rectificar, eliminar o limitar el uso de sus datos personales. Las inmobiliarias deben estar preparadas para gestionar estas solicitudes de forma rápida y eficiente.
- Nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO): En algunos casos, especialmente cuando la inmobiliaria maneja grandes volúmenes de datos o datos sensibles, es recomendable (y a veces obligatorio) nombrar un Delegado de Protección de Datos que supervise el cumplimiento de la normativa y asesore a la empresa en esta materia.
RECOMENDACIONES Y BUENAS PRÁCTICAS
Para el responsable de compliance y protección de datos de Atico34, “la formación continua del personal, esto es, invertir en la capacitación de los empleados sobre protección de datos y seguridad informática, es esencial para minimizar errores y mejorar el manejo de la información”.
La compañía también destaca el papel que la innovación y las nuevas tecnologías pueden jugar, afirmando que “el uso de tecnologías seguras, como Implementar software de gestión inmobiliaria con funciones de cifrado y acceso restringido, puede ayudar a reducir los riesgos de brechas de datos”.
Por último, recomiendan “revisar y actualizar las políticas de privacidad para garantizar que cumplen los requisitos actuales del RGPD. Lo más recomendable si se presenta cualquier problema en este sentido es acudir a una empresa de protección de datos para que hagan una auditoría y detecten las irregularidades a subsanar”.
En definitiva, el sector inmobiliario se enfrenta a numerosos desafíos, no solo en Baleares sino en toda España. No será sencillo, pero con una correcta gestión de la información y la implementación de buenas prácticas, las inmobiliarias estarán en disposición de ofrecer un servicio seguro y transparente, protegiendo los datos personales de sus clientes y fortaleciendo su reputación en el sector.